Honorowy Patronat

Regulamin 

obejmowania przedsięwzięć Honorowym Patronatem Wójta Gminy Wodynie

Rozdział I.

Postanowienia wstępne

§ 1

1. Honorowy Patronat Wójta Gminy Wodynie, zwany w dalszej części Regulaminu „Patronatem”, stanowi wyróżnienie, które może zostać przyznane przedsięwzięciom o zasięgu lokalnym, powiatowym, wojewódzkim, ogólnopolskim lub międzynarodowym, organizowanym zarówno na terenie Gminy Wodynie, jak i poza nią.
2. Patronat może zostać przyznany przedsięwzięciom społeczno-kulturalnym, których realizacja sprzyja promocji Gminy Wodynie, w tym kształtowaniu jej pozytywnego wizerunku lub ma istotne znaczenie dla jej mieszkańców.
3. Patronat  nie jest  przyznawany  przedsięwzięciom  o charakterze  komercyjnym,  marketingowym  oraz budzącym wątpliwości co do zgodności z zasadami etyki i zasadami współżycia społecznego.
4. Prawo obejmowania Patronatem przysługuje wyłącznie Wójtowi Gminy Wodynie i ma ono charakter uznaniowy.
5. Przyznanie Patronatu nie oznacza deklaracji wsparcia finansowego, rzeczowego lub organizacyjnego na rzecz planowanego przedsięwzięcia.   
6. Przyznanie  Patronatu  nie jest  równoznaczne  z osobistym  udziałem  Wójta  Gminy  Wodynie w przedsięwzięciu. W zastępstwie Wójta Gminy Wodynie w przedsięwzięciu objętym Patronatem może brać udział Zastępca Wójta Gminy Wodynie lub inna, wydelegowana przez Wójta Gminy Wodynie osoba.
7. O przyznanie Patronatu mogą ubiegać się instytucje publiczne i prywatne, instytucje edukacyjne (szkoły, uczelnie), firmy, podmioty komercyjne, stowarzyszenia, fundacje, sołectwa, grupy nieformalne oraz organizatorzy indywidualni.
8. Podmiotem uprawnionym do złożenia wniosku o objęcie przedsięwzięcia Patronatem jest organizator przedsięwzięcia, którym może być osoba fizyczna lub prawna, która odpowiada za organizację przedsięwzięcia.
9. Obsługę administracyjną spraw związanych z Patronatem prowadzi Zastępca Wójta Gminy Wodynie, a w przypadku jego nieobecności wyznaczona przez Wójta Gminy Wodynie osoba.
10.  Wójt Gminy Wodynie nie obejmuje Patronatu nad przedsięwzięciami, których czas trwania wykracza poza czas trwania kadencji.
11. Wójt Gminy Wodynie nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za organizację przedsięwzięcia objętego Patronatem.

Rozdział II.

Procedura przyznawania patronatu

§ 2

1. Organizator przedsięwzięcia występuje z wnioskiem do Wójta Gminy Wodynie o przyznanie przedsięwzięciu Patronatu. Wzór wniosku określa załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2. Wniosek można złożyć:

1) osobiście w sekretariacie Urzędu Gminy Wodynie pod adresem: Urząd Gminy Wodynie, ul. Siedlecka 43, 08-117 Wodynie;

2) za pośrednictwem operatora pocztowego na w/w adres;

3) za pośrednictwem portalu ePUAP, eDoręczenia lub e-usług na adres elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu Gminy Wodynie;

3. Wniosek o przyznanie Patronatu składa się nie później niż na 21 dni przed planowaną datą przedsięwzięcia. Wnioski złożone po przekroczeniu tego terminu mogą zostać nie rozpatrzone.

4. Za datę przyjęcia wniosku uznaje się datę wpływu wniosku do Urzędu Gminy Wodynie.

§ 3

1. Decyzję o przyznaniu Patronatu podejmuje Wójt Gminy Wodynie.
2. Zakres udzielanego wsparcia jest ustalany indywidualnie dla każdego przedsięwzięcia.
3.  Wójt Gminy Wodynie  może zwrócić się do organizatora o przekazanie dodatkowych informacji lub udzielenie wyjaśnień, a także przedstawić mu warunki, po spełnieniu których możliwe będzie przyznanie Patronatu.
4. Odmowa objęcia Patronatem nie wymaga uzasadnienia i nie przysługuje od niej odwołanie.
5.  O decyzji organizator powiadamiany będzie w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku w formie w jakiej został złożony wniosek, a jeżeli wniosek został złożony osobiście, w sposób tradycyjny za pośrednictwem Poczty Polskiej.
6. Organizator może posługiwać się informacją o Patronacie dopiero po otrzymaniu decyzji o jego przyznaniu.
7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Wójt Gminy Wodynie może, bez podania przyczyny, odebrać przyznany uprzednio Patronat. O tym fakcie organizator jest informowany niezwłocznie w formie w jakiej został złożony wniosek, a jeżeli wniosek został złożony osobiście, w sposób tradycyjny za pośrednictwem Poczty Polskiej. W takim przypadku organizator zobowiązany jest do zaprzestania posługiwania się Patronatem od momentu otrzymania informacji o jego odebraniu.

§ 4

Objęcie Patronatem może wiązać się z ufundowaniem przez Gminę Wodynie pucharów, statuetek, nagród oraz innych produktów lub usług niezbędnych do organizacji przedsięwzięcia objętego Patronatem, jak również z przekazaniem materiałów promocyjnych Gminy Wodynie.

§ 5

W przypadku przedsięwzięć cyklicznych z wnioskiem o Patronat należy występować każdorazowo.

Rozdział III.

Warunki związane z realizacją Patronatu

§ 6

1. Organizator wydarzenia objętego Patronatem zobowiązany jest do odpowiedniego oznakowania wszystkich materiałów promocyjnych, reklamowych i informacyjnych, takich jak zaproszenia, plakaty, ulotki, materiały publikowane na stronach internetowych, w mediach społecznościowych, lokalnej prasie, radiu i telewizji. W szczególności należy umieścić: herb Gminy Wodynie wraz z informacją, że przedsięwzięcie odbywa się pod Honorowym Patronatem Wójta Gminy Wodynie. Ponadto, organizator jest zobowiązany do umieszczenia materiałów promocyjnych Gminy Wodynie (banner, roll-up) w centralnym miejscu przedsięwzięcia, przy czym materiały te będą udostępniane przez Urząd Gminy Wodynie. Organizator zobowiązany jest także do informowania w formie komunikatu podczas przedsięwzięcia o objęciu go Patronatem, a także umożliwienia wypowiedzi Wójtowi Gminy Wodynie lub osobie przez niego wyznaczonej do reprezentowania gminy podczas wydarzenia. Herb oraz grafika informująca o udzieleniu patronatu są dostępne do pobrania na stronie www.wodynie.eu w zakładce „Patronat Honorowy”.
2. Przed publikacją materiałów, wytworzonych przez organizatora, należy uzyskać ich akceptację za pośrednictwem poczty elektronicznej: zastepca@wodynie.eu.
3. W przypadku otrzymania wsparcia, o którym mowa w § 4, organizator zobowiązany jest do rozliczenia udzielonego wsparcia w terminie nie dłuższym niż 7 dni od zakończenia przedsięwzięcia. Rozliczenie następuje poprzez złożenie sprawozdania z przebiegu przedsięwzięcia objętego Patronatem. Wzór sprawozdania określa załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
4. Do w/w sprawozdania należy dołączyć:
5. prawidłowo wystawione dowody księgowe (faktury/rachunki) potwierdzające zakup ufundowanych przez Gminę Wodynie produktów lub usług. Faktury muszą być wystawione na następujące dane: Gmina Wodynie, ul. Siedlecka 43, 08-117 Wodynie, NIP: 8212393356 i mieć określony sposób płatności przelewem  z terminem płatności nie krótszym niż 21 dni. W chwili przedkładania dowodów księgowych ich termin płatności nie może być przekroczony;
6. jeżeli dowody księgowe (faktury/rachunki) obejmują zakup nagród (pucharów, statuetek, upominków rzeczowych) do sprawozdania należy dołączyć potwierdzenie ich odbioru przez uczestników przedsięwzięcia, oraz dołączyć regulamin ich przyznawania;
7. fotorelację zdjęciową (co najmniej 5 zdjęć z przedsięwzięcia).
8. Niezłożenie sprawozdania, o którym mowa w ust. 3, złożenie go po wymaganym terminie, bądź niezałączenie któregokolwiek z wymaganych załączników może wiązać się z odmową sfinansowania udzielonego wsparcia.
9. Organizator przedsięwzięcia objętego Patronatem zobowiązany jest do uzyskania zgody na publikację wizerunku uczestników oraz na nieodpłatne umieszczanie dostarczonych materiałów dotyczących przedsięwzięcia w mediach gminnych, prasie lokalnej oraz innych publikacjach, wydawnictwach i folderach.
10. Niewywiązanie się z któregokolwiek z zobowiązań, o których mowa w Regulaminie stanowi podstawę do odmowy organizatorowi rozliczenia wydatku przedstawionego jako koszty Patronatu, a w przyszłości może stanowić podstawę do odmowy organizatorowi objęcia Patronatem kolejnego przedsięwzięcia.

Rozdział IV.

Postanowienia końcowe

§ 7

Interpretacja zapisów niniejszego Regulaminu należy do wyłącznej właściwości Wójta Gminy Wodynie.

Załączniki:

Pliki graficzne do pobrania: